Kijk het webinar terug
Op 10 februari organiseerden Vliegwiel en Vilans in samenwerking met Laverhof en Salios een webinar in het kader van de Slimme Zorg Estafette 2026. In deze online sessie stond één vraag centraal die in vrijwel elke VVT-organisatie leeft: hoe blijven we goede zorg organiseren nu de zorgvraag groeit en de beschikbare capaciteit steeds verder onder druk staat?
De sessie bouwde voort op inzichten uit interviews met diverse VVT-organisaties en de recent gepubliceerde Wegwijzer Slimmer Plannen met AI van Vilans .
In de VVT staan we allemaal voor hetzelfde vraagstuk: de zorgvraag groeit, terwijl de beschikbare capaciteit steeds verder onder druk staat. Tegelijkertijd neemt de zorgzwaarte toe en wordt de manier van werken complexer. Dat schuurt bij organisaties, medewerkers én cliënten.
De vraag is dan ook niet óf we anders moeten plannen, maar hoe. Slimmer plannen gaat niet alleen over roosters, maar over het beter verbinden van behoeften, verwachtingen en mogelijkheden. Tijdens deze sessie lieten twee organisaties zien hoe zij slimmer plannen in de praktijk vormgeven.
Laverhof: beginnen bij inzicht en wensen
Mariëlle Wiltenburg – Implementatiecoach, Laverhof (Waardigheid en Trots voor de Toekomst)
Mariëlle Wiltenburg nam ons mee in de manier waarop Laverhof is gestart met de implementatie van Slimmer Plannen. Dit maakt onderdeel uit van een breder programma waarbij teams 10 best practices hebben ontwikkeld die nu worden geïmplementeerd.
Binnen de best practice 'Beter samenwerken en slim roosteren' zijn de teams begonnen met het evalueren van diensten. Vervolgens zijn activiteitenmetingen uitgevoerd en zijn cliënt- en activiteitprofielen opgesteld. Daarna kregen medewerkers de ruimte om hun voorkeuren aan te geven. Hiervoor maakt Laverhof gebruik van de tool CATO, die met behulp van AI en slimme algoritmes scenario-analyses mogelijk maakt en ondersteunt bij capaciteitsmanagement.
Mariëlle liet zien dat het inzichtelijk maken van belangen en wensen per medewerker belangrijk is, omdat deze verschillen. Door hier rekening mee te houden, kunnen uren anders worden ingevuld en beter worden afgestemd op individuele voorkeuren, terwijl ze toch bijdragen aan een passend rooster.
Daarnaast levert het in kaart brengen van activiteiten van een team per tijdstip waardevolle inzichten op in wat er op verschillende momenten van de dag gebeurt. Teams kunnen hierdoor zelf beoordelen of een bepaald patroon wenselijk is, of dat taken ook op andere momenten uitgevoerd kunnen worden om piekuren te verminderen. Met behulp van scenario’s kunnen teams eerst zoeken naar alternatieve manieren om zorg te leveren, in plaats van direct iemand te vervangen bij ziekte of uitval. Door dit vooraf te doordenken, liggen oplossingen al klaar op het moment dat de situatie zich daadwerkelijk voordoet.
Een belangrijke les hierbij is: wat je in het systeem stopt, krijg je er ook weer uit en dat kan soms verrassende inzichten opleveren. Zo bleek bij Laverhof dat een deel van de medewerkers het prima vindt om afdelingsoverstijgend te werken, terwijl vooraf werd aangenomen dat hier weerstand tegen zou zijn. Dit opent nieuwe mogelijkheden voor uitwisseling tussen teams.
Een concreet voorbeeld: in het ene team wil iedereen op maandag vrij zijn, terwijl in een ander team juist de voorkeur uitgaat naar vrijdag. Door deze wensen slim te combineren, ontstaan er nieuwe oplossingen.
Salios: van succesvolle start naar opschaling
Anne Hollebekkers – Capaciteitsplanner en coördinator planbureau, Salios
Anne Hollebekkers nam ons mee in de opschaling van Slimmer Plannen binnen Salios. Na een succesvolle implementatie bij Het Parkhuis ging zij als capaciteitsmanager aan de slag bij de andere (fusie) zorgorganisaties binnen Salios.
De resultaten bij Het Parkhuis waren indrukwekkend: in de periode 2023–2024 werd de inzet van PNIL bijna gehalveerd. Dit succes was mede te danken aan een duidelijke doelstelling en projectopbouw, het betrekken van belangrijke stakeholders en het voortdurend in gesprek blijven met betrokkenen over het doel van het project. Na deze positieve ervaring is besloten om slimmer plannen verder op te schalen binnen Salios, na de fusie.
Anne deelde daarbij belangrijke inzichten. Tussen de organisaties bleken grote verschillen te bestaan: in teams, locaties, software en functies. Hierdoor ontstond een grotere behoefte aan inzicht en overzicht. Om die reden is gekozen voor een nieuw startpunt om Planmotion goed te implementeren, waarbij het opstellen van een eenduidig nieuw beleid als essentieel wordt gezien.
Planmotion richt zich sterk op capaciteitsmanagement en ondersteunt onder andere bij de inzet tijdens vakantieperiodes. Op dit moment werkt Salios eerst toe naar één roostersysteem. Zodra dat is geïmplementeerd, kan de verdere opschaling binnen de organisatie plaatsvinden.
Geleerde lessen bij opschaling
Salios deelde een aantal belangrijke lessen voor organisaties die slimmer plannen willen opschalen:
- Neem de tijd: slimmer plannen is niet te kopiëren of te plakken naar een andere organisatie.
- Zorg voor een helder doel en blijf dit herhalen; herhaling is cruciaal.
- Neem zoveel mogelijk mensen mee in het proces om draagvlak te creëren.
- Zorg voor een duidelijk proces rondom tooling.
- Communiceer helder over het doel, zowel richting de organisatie als richting medewerkers.
- Betrek de praktijk actief bij de uitvoering.
Het uiteindelijke doel is om door het voeren van het gesprek, het benutten van data en het gebruik van Planmotion, groei om te zetten naar een nieuwe, duurzame balans tussen zorgvraag en capaciteit.
Kijk het webinar terug