Om grip te krijgen op dit onderwerp, hebben we het planningsproces opgedeeld in drie onderdelen: capaciteit, roosteren en ad-hoc oplossingen. Elk onderdeel kent zijn eigen dynamiek en uitdagingen.
1. Capaciteit als fundament
Slimmer plannen begint bij de vraag: wat heeft de cliënt nodig aan zorg, op welke plek en op welk moment? Door de zorgvraag goed in kaart te brengen, kun je met behulp van slimme (AI-)tools bepalen welke functiemix daarbij past. Denk aan de inzet van verzorgenden en verpleegkundigen, maar ook aan vrijwilligers of mantelzorgers als waardevolle aanvulling.
Voorbeeld uit de praktijk:
Na analyse van de zorgvraag zag organisatie X dat verzorgenden veel tijd kwijt waren aan niet-complexe taken zoals gezelschap, maaltijden en lichte huishouding. Door anders geschoolde medewerkers in te zetten – zoals zorghulpen of herintreders – konden verzorgenden zich richten op complexere zorg. Dit vergrootte de inzetbaarheid én trok nieuwe mensen aan op een krappe arbeidsmarkt.
Daarnaast biedt dit inzicht in werkdruk en verschillen per dag, wat helpt om meer balans te creëren in de roosteropbouw en taakverdeling.
2. Roosteren vraagt techniek én teamafspraken
Als duidelijk is wie je nodig hebt, volgt de vraag hoe je hen inzet. Veel organisaties werken met moderne roostersoftware, maar benutten de mogelijkheden daarvan nog beperkt. Roosteren is vaak afhankelijk van individuele planners of teams, waardoor kansen onbenut blijven.
Daarbij is het goed om onderscheid te maken tussen plannen en roosteren. Plannen is het toewijzen van medewerkers van verschillende niveaus aan de zorgtaken die gedaan moeten worden. Medewerkers hebben hier meestal weinig invloed op. Roosteren gaat een stap verder: het bepalen welke medewerker welke dienst vervult. Medewerkers hebben hier vaak wél invloed op – bijvoorbeeld door aan te geven op welke dagen zij niet kunnen werken.
Daarom is roosteren ook een kwestie van samenwerking. Wie maakt het rooster: een centrale planner, het team zelf, of een combinatie? En hoe geef je ruimte aan de wensen van medewerkers, terwijl je tegelijkertijd zorgt voor continuïteit in de zorg?
3. Ad-hoc: van reactief naar proactief
De laatste stap is misschien wel de meest herkenbare: wat doe je als het rooster tóch niet uitkomt? Een medewerker meldt zich ziek, of een cliënt heeft onverwacht extra zorg nodig. In veel gevallen leidt dit tot handmatig, snel schakelen.
Juist hier liggen kansen. Als de basis op orde is – met heldere capaciteitsplanning en evenwichtige roosters – kun je ad-hoc situaties beter opvangen. Je kunt zelfs proactief gaan werken, bijvoorbeeld door een software-robot in te zetten die automatisch passende vervanging voorstelt of alternatieven aandraagt. Voorwaarde is wel dat het fundament klopt: zonder inzicht in capaciteit en een goed rooster blijft ad-hoc schakelen een brandblusactie.
Wat levert het op?
Slimmer plannen draait niet alleen om technologie. Het vraagt om het verbinden van data, processen en mensen. Het helpt organisaties om beter aan te sluiten op de zorgvraag, grip te krijgen op personeelsinzet en werkdruk te verlagen. Dat levert meer rust en duidelijkheid op – voor medewerkers én cliënten.
Toch zien wij de grootste winst aan het begin van het proces: als de capaciteitsplanning op orde is, ontstaat er ruimte om roosters beter te bouwen en ad-hoc situaties met minder stress op te vangen. De basis bepaalt hoeveel regie je ervaart in de rest van het proces. Kortom: slim plannen begint bij slim kijken naar capaciteit.
En nu jij: waar loop jij tegenaan?
We zijn benieuwd hoe andere zorgorganisaties binnen de VVT hiermee omgaan. Waar liggen bij jullie de grootste knelpunten of juist de meeste kansen? Wat werkt al goed, en waar zoek je nog oplossingen?
In samenwerking met Waardigheid en Trots voor de Toekomst willen we dit onderwerp verder verkennen. We nodigen je dan ook van harte uit om mee te doen – samen brengen we in beeld wat er speelt én wat er al werkt. Heb je al ervaring met dit thema, of sta je juist aan het begin van deze verkenning? Laat het ons weten – we leren graag met én van elkaar.
Laat hieronder een reactie achter of mail naar vliegwiel@patientenfederatie.nl
Lees meer over slimmer plannen
Plannen en roosteren met AI bij Archipel Zorggroep
Plannen en roosteren met AI bij Vitalis