In 2020 maakten een aantal projectleiders vanuit VVT-organisaties gebruik van de expertpool. Zij werden in een periode van enkele maanden individueel begeleid door Ruth en Nienke. Als projectleider bij een innovatiecluster liepen zij tijdens de SET-projecten tegen vragen aan als:

• Hoe geef ik op afstand/digitaal leiding aan een verandering? 
• Hoe motiveer en activeer ik teamleden?
• Hoe kan ik de verbinding vergroten tussen de mensen die met de innovatie moeten werken en mijzelf als projectleider?
• Hoe kan ik mezelf profileren of positioneren als projectleider binnen de organisatie?
• Wat heb ik te doen met het verschil in verandertempo in de organisatie en vanuit het project?

Het zijn vragen die niet 1-2-3 beantwoord zijn en waar een coachingstraject veel inzichten kan bieden, plus deelnemers verder kan helpen. Dit blijkt uit de evaluatie van de projectleiders die gebruik maakten van een coachingstraject.

Effectiever en met meer impact implementeren

Volgens Ruth Pannekoek is dat een logisch gevolg van de coachingstrajecten die zij begeleidde. “Hoe bewuster je bent van je eigen handelen, hoe effectiever je een project kunt aansturen. Naast de meer technische en bedrijfskundige kant van verandermanagement, kijken we naar je persoonlijkheid, je waarden en overtuigingen. Meer inzicht maakt dat je effectiever en met meer impact kunt leidinggeven, wat een innovatietraject ten goede komt.”

“Ook zonder je eigen persoonlijkheid te onderzoeken kun je prima je functie uitvoeren, maar de mate van impact en uitvoering is minder. Door verbinding te kunnen maken met de ander - of dat nou een directe collega, manager of cliënt is - zijn projectleiders in staat om niet alleen op een rationeel niveau over zorginnovatie en verandering te spreken, maar echt iets te raken in henzelf en bij anderen. Dat inspireert en motiveert anderen. Precies wat je nodig hebt om een verandering te laten beklijven”.

Beter leidinggeven

Nienke de Lange vult aan: “Goed inzicht in jouw rol als projectleider maakt je werk persoonlijker, specifieker, en daarmee effectiever. Binnen SET-up helpen we een aantal projectleiders bij het beter leidinggeven aan hun project door coaching en door het delen van onze expertise op het gebied van verandermanagement. De vraag van de deelnemers is leidend. Dat kan betekenen dat we meekijken met een innovatieplan, of gezamenlijk op zoek gaan naar antwoorden op praktische vragen waar projectleiders tegenaan lopen. Een projectleider vroeg zich bijvoorbeeld af: Hoe ga ik nu contact maken met mijn team, hoe kom ik tot verbinding, nu we in een lockdown zitten?”

Motiveren van collega's

Nienke geeft een voorbeeld uit haar coachingstraject: bij een VVT-organisatie wordt een pilot met beeldbellen uitgerold. De projectleider van het SET-project wil de wijkverpleegkundigen motiveren om met beeldbellen te gaan werken en een nieuwe manier van werken te introduceren. Alleen zeggen de wijkverpleegkundigen de wekelijkse vergaderingen af en lijken ze weinig gemotiveerd om mee te werken.

Nienke: “Als leidinggevende kun je op drie niveaus interveniëren: op de inhoud, de relatie of het proces. Het vermeende gebrek aan motivatie kun je op een inhoudelijke of procesmatige manier benaderen, door bijvoorbeeld de leidinggevende van de wijkverpleegkundigen te spreken. Maar in dit geval bleek dat een persoonlijk gesprek - door te vragen naar waarom zij niet gemotiveerd leken - veel meer inzicht gaf in het waarom. De wijkverpleegkundigen vonden het namelijk een hartstikke goed project, maar konden door bezetting en afspraken op kantoor die vergaderingen niet bijwonen. Het lijkt simpel, maar de projectleider bleek die stap te kunnen zetten nadat we de situatie met elkaar bespraken.”

Ruth: “Coaching geeft de mogelijkheid om stil te staan en biedt de ruimte om de wijsheid die deelnemers vaak al hebben boven tafel te krijgen en daarbij hun vertrouwen te vergroten. ‘Dat wat je nu noemt, dat is verandermanagement’, zeg ik vaak tegen coachees. Innoveren en veranderen in organisaties is complex en kan lastig zijn. Er is geen heilige graal.”

Positieve ervaringen

Deelnemers aan SET-up, die gebruik maakten van de coaching en expertise van Ruth en Nienke, delen hun ervaringen van het traject: “Ik ben heel blij met de gesprekken, voor mij hebben ze veel waarde. Het is prettig om ‘vrij’ te kunnen praten over wat ik zie gebeuren en daardoor zelf tot inzichten komen. En daarnaast inzicht krijgen in je blinde vlekken en tips om iets aan te pakken. Ik heb nu meer vertrouwen om gesprekken over rollen en taken aan te gaan en meer helderheid te creëren in contractering. Het gevoel dat ik het niet zelf op hoef te pakken maar goed moet zorgen dat het bij de juiste mensen terecht komt.”

“Het leidinggeven op afstand is een actief onderdeel geweest van de coaching. Het is vanzelfsprekend zeer relevant om te kijken naar hoe afstand invloed heeft op het verandertraject. In de coaching is dit ook aan bod gekomen door te kijken welke obstakels er zijn bij bijvoorbeeld teamvergaderingen die nu digitaal zijn of waren. Mijn persoonlijke stijl en de invloed daarvan is in deze coaching meermaals besproken. Het was voor mij zeer relevant om te kijken hoe mijn persoonlijkheid zich mengt in de rol van projectleider. Het speelt een grotere rol dan ik had verwacht. De coaching heeft mij voornamelijk bewust gemaakt van hoe mijn eigen gedrag en attitudes invloed hebben op mijn omgeving en dus het verandertraject. Ruth heeft mij geholpen met zelf te achterhalen waar ik tegenaan loop en wat mijn invloedscirkel is. Wat kan ik doen om te bereiken wat ik wil?”

“Ik begon het coachtraject met de vraag: hoe motiveer of activeer ik teamleden?” vertelt de laatste SET-projectleider. “Inmiddels zijn we in mijn traject meer aan het onderzoeken welke rol mijn persoonlijkheid speelt in mijn manier van leiding geven. De coaching levert mij tot nu toe meer inzicht in mijzelf op, bijvoorbeeld over waarom ik bepaalde verwachtingen heb voor mezelf en anderen en waarom ik op een bepaalde manier handel. Daarnaast leverde het me al een aantal keer net even een nieuw inzicht op in hoe ik ergens mee verder kon in het SET-project.”

Over de coaches

Ruth Pannekoek en Nienke de Lange werken beiden als zelfstandig organisatieadviseur en coach. Ze hebben gezamelijk 25+ jaar ervaring als verandermanagement adviseurs in profit en non-profit organisaties. Ze zijn verbonden aan de SET-up expertpool, waar ze deelnemers aan de innovatieclusters begeleiden bij verandermanagement en de uitdagingen die spelen bij organisaties en projectleiders.